Modernización tributaria: Nómina Electrónica

Autor: Luz Elena Díaz Valderrama
Directora Administrativa
Fecha de publicación: 28/05/2021

El uso obligatorio de la Nómina Electrónica es el siguiente objetivo de la Dian en el proceso de digitalización de las empresas colombianas. Tras la resolución 0013 emitida el 11 de febrero de 2021 por la DIAN, todos los obligados a utilizarla podían habilitarse a partir del 31 de mayo de 2021 como emisores de nómina electrónica.

La fecha máxima para iniciar con la generación y transmisión del documento soporte de pago y con las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, está contemplada de acuerdo al número de empleados que tiene la empresa:



Según lo establecido en la resolución 0013, se define que el soporte de pago de nómina electrónica es un documento electrónico que constituye el Soporte de los Costos y Deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios, derivado de los pagos o abonos en cuenta, relacionados con la nómina, que se desprenden de una relación laboral y reglamentaria y que está compuesta por los valores devengados de nómina, los valores deducidos de nómina y el valor total diferencia de los mismos. Están obligados a hacer uso de la nómina electrónica todos aquellos contribuyentes y empresas que estén sujetos al pago de Impuesto sobre la renta y el IVA, que realicen pagos o abonos a otras personas por su relación laboral o legal.

Características de la nómina electrónica:

• Se tiene un mecanismo técnico de control (CUFE /CUDE/CUNE).
• Se maneja un formato estandar en XML.
• Toda la información debe ir firmada de manera digital, para poder garantizar autenticidad, integridad y evitar el repudio de la información.
• Se puede generar un acuse de recibo.
• Es opcional utilizar una representación gráfica.
• Si se hace uso de un proveedor externo para este proceso, debe estar certificado en la ISO 27001 que maneja la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información.

¿Cómo funciona la nómina electrónica?

El modelo de nómina electrónica parte del decreto 2242 del mismo modelo de facturación electrónica en el que se debe hacer un reporte a la DIAN a través de un software propio o contratando un proveedor de servicio tecnológicos autorizado por la DIAN. Esta información viaja en línea y es responsabilidad de los emisores la validez y el correcto contenido de la información.

Una vez que la DIAN recibe la nómina, el sistema genera, firma, almacena y envía un mensaje de validación con el valor “Documento validado por la Dian”.

La generación de la Nómina Electrónica genera un cambio en los sistemas de facturación de nuestras empresas, sin embargo, son cambios que debemos asumir y aprender a manejar porque en un futuro no muy lejano vienen los documentos de comercio exterior, documentos de soporte, documentos equivalentes, pos electrónico, declaraciones de IVA y un sin número de documentos que también serán gestionados en formato digital.