Nómina electrónica: Una realidad latente

Autor: María Alejandra Díez
Oficina de Comunicaciones
Fecha de publicación: 25/10/2021

La nómina electrónica es actualmente obligatoria en Colombia para todas las empresas con más de un colaborador dentro de su organización y aunque su naturaleza está alineada a la facilitación y a la mayor eficacia para optimizar los procesos relacionados y reducir los costos, ha sido una transición menos orgánica de lo esperado.

En Ocupar como expertos queremos contarte cuales son los beneficios de la correcta migración a la nómina electrónica, ya que debe coincidir con las necesidades del negocio, para que no solo se cumpla con las condiciones de la DIAN, sino que favorezca la operación de las empresas, algunos de los beneficios son:

- Reducción del uso del papel, lo que permite una alineación con objetivos ambientalmente sostenibles.
- Eliminar trámites administrativos, como certificar que los desprendibles de nómina de los colaboradores son reales, los terceros interesados podrán verificarlos directamente en la DIAN.
- Mantener actualizada la información de costos, deducciones e impuestos descontables reportados por la DIAN.
- Acceder a nuevos servicios electrónicos: devoluciones automáticas y declaraciones sugeridas.
- Poder usar el costo o la deducción de la declaración de renta.


Desde Ocupar como encargados de reportar la nómina electrónica de nuestros trabajadores en misión, requerimos de nuestras empresas usuarias:

- Enviar el reporte de novedades dentro del mismo periodo, novedades que tienen que ver con: los conceptos por ausentismos, reporte de horas extras, conceptos salariales y no salariales, recargos nocturnos, diurnos, festivos, compensatorios, deducciones, y demás conceptos asociados al servicio que prestan los trabajadores en misión, teniendo en cuenta que el proceso de trasmisión de la nómina debe realizarse los 10 primeros días del mes siguiente. Si el reporte presenta inconsistencias, cada corrección genera una nota de ajuste y un costo por corrección de las novedades no reportadas dentro del periodo.
- El reporte de horas extras por colaborador para garantizar el cumplimiento al límite máximo diario de las horas extraordinarias que es de 2 horas y su máximo semanal corresponde a 12 horas para un total de 48 horas al mes, lo anterior para la jornada semanal de 6 días de labor (6 días x 2 horas extras= 12 horas extras semanales).
- El concepto Hora Festiva Nocturna 210%, se debe realizar en dos conceptos por ejemplo porcentaje del 1.75 +0.35 pero siempre refiriendo al concepto que corresponde, o sea hora festiva nocturna.

Recuerda que la nómina electrónica soporta la formalización del pago del empleador al empleado y debe ser enviado a cada uno de los colaboradores, con esto se gestionan todos los soportes relacionados con los vínculos laborales y de pensión que tienen las empresas con sus colaboradores al mismo tiempo que se da cumplimiento a las normas de la Dian. El éxito de esta transición depende de múltiples factores a tener en cuenta, como, por ejemplo, la preparación y tiempo que tengan los líderes, en Ocupar contamos con el conocimiento y la experiencia para hacer esta transición de la mejor manera para tu empresa.

Por otra parte, si su empresa no cuenta con colaboradores en misión, pero le gustaría tercerizar el proceso de nómina con nuestra empresa Ocuservis, contáctanos y confía tu nómina en verdaderos expertos.